T1-E2 - Llamada 2 - El gasto que ya estás metiendo

Marcos

Expertos en Holded. Formación interna de Cigarrán. Las voces de este programa están generadas con inteligencia artificial. Los contenidos fijan criterios de trabajo y no sustituyen al análisis del caso concreto. Llamada dos: El gasto que ya estás metiendo.

María

Buenos días, Camila. ¿Ves? Hoy lo he dicho bien.

Camila

Buenos días de verdad. Lo has clavado.

María

Un día de práctica. Perdona el retraso, que se me ha alargado una cosa.

Camila

Tranquila... aproveché para terminar un café. Oye, María, te cuento algo. Anoche mi mamá me preguntó si esto va en serio.

María

¿En serio?

Camila

Sí. Con todo el cariño, ¿no? Pero me dijo: mija, ¿y esa gente de allá le va a pagar a usted de verdad? Porque yo a usted la veo hablándole a una pantalla.

María

Ya. ¿Y tú qué le dijiste?

Camila

Que tengo una reunión todos los días a las ocho de la mañana con una señora de Madrid... Y que eso es lo más serio que he tenido nunca.

María

Bien contestado. Y no le quites razón del todo, que a mí mi madre... tardó dos años en entender a qué me dedicaba. Venga, vamos a lo nuestro. Cuéntame qué has hecho estos dos días.

Camila

Metiendo facturas de gasto. En la Empresa Demo, con el material de prácticas.

María

Perfecto. ¿Y de dónde las sacas?

Camila

Del Escáner. Están todas ahí esperando.

María

Del Escáner. Muy bien. ¿Y sabes cómo llegan ahí?

Camila

Pues... alguien las sube, imagino. Alguien de la oficina.

María

A veces sí. Pero lo bueno es cuando no las sube nadie. Cada empresa tiene en Holded su propio correo. El nombre del cliente, arroba, holdedbox punto com.

Camila

¿Un correo solo para eso?

María

Solo para eso. El proveedor manda la factura a esa dirección y aparece sola en el Escáner. Sin que nadie la descargue, la guarde en una carpeta... y se olvide de ella.

Camila

Entonces habría que decirle al cliente que reparta ese correo entre sus proveedores.

María

Ahí está una buena parte de nuestro trabajo, Camila. Convencerle. Porque el cliente al principio te dice que ya te las manda él por WhatsApp cuando pueda.

Camila

Y luego se le olvidan.

María

Y luego llega el día veinte del mes siguiente y faltan seis facturas. Si el proveedor manda directamente, el cliente no tiene que acordarse de nada y nosotros no tenemos que perseguirle. Gana él y ganamos nosotros.

Camila

Ahora, María... te confieso una cosa. Yo los primeros días pensé que los datos venían ya puestos.

María

¿Puestos por quién?

Camila

Por el sistema. Es que en Colombia la factura electrónica pasa por la DIAN antes de llegarme. Va validada. Yo la recibo y los datos son los que son.

María

Ahí tienes una diferencia gorda, y es de las primeras que hay que entender. Lo que a ti te llega al Escáner es un documento escaneado. Nada más. Puede venir bien leído... o puede venir torcido y con la mitad de los números mal.

Camila

O sea que hay que abrirlo y comprobarlo uno por uno.

María

Uno por uno. Ese es el trabajo. Y no es un trámite, es la comprobación. Te digo el orden y lo apuntas, porque lo vas a repetir mil veces.

Camila

Dime.

María

Primero, contacto. Fecha. Tipo de documento. Número de factura. Eso es la identificación: quién, cuándo y qué papel es.

Camila

Contacto, fecha, tipo de documento, número. Listo.

María

Y ahora empieza lo que de verdad importa. Antes de tocar ninguna cifra, pregúntate una cosa: ¿este IVA me lo puedo deducir?

Camila

¿Y eso se pregunta antes que la base?

María

Antes. Porque si la respuesta es no, cambia lo que vas a seleccionar después. Hay gastos cuyo IVA no te puedes deducir, y en Holded eso no se apaña con una casilla: despliegas el menú del impuesto y eliges "IVA no deducible" del tipo que sea. No deducible veintiuno, no deducible diez, el que corresponda.

Camila

Entonces está en el mismo sitio que el IVA normal.

María

En el mismo desplegable, un poco más abajo. Y cuál te toca en cada caso lo vemos entero dentro de dos llamadas, que ese tema tiene tela. Hoy quédate con que la pregunta se hace antes.

Camila

Mmm... anotado.

María

Sigo. Base imponible. Luego el impuesto, que ahí seleccionas el tipo que corresponda. Y por último miras el total.

Camila

¿Y el total lo escribo?

María

El total lo compruebas. Tiene que coincidir con el papel. Al céntimo.

Camila

¿Y si no coincide?

María

Si no coincide, no lo crees. Ahí paras. Puede ser un redondeo, puede ser que el proveedor haya metido un descuento, puede ser que el escaneo haya leído un ocho donde había un seis. Pero no lo arregles tú por tu cuenta el primer mes. Para eso me tienes.

Camila

De acuerdo. Paro y pregunto.

María

Falta una cosa más, y es la que se olvida todo el mundo: la cuenta contable. La que refleja qué clase de gasto es. Que un seguro no es lo mismo que una comida... ni que un alquiler.

Camila

Eso sí lo tengo claro. Eso es igualito a lo de allá.

María

Pues ya ves. No todo cambia. Y cuando lo tienes todo revisado, le das a Crear documento y ya está registrado.

Camila

¿Y el pago? Porque en la factura viene la forma de pago.

María

Hoy no lo tocas. El pago se cruza después, cuando trabajemos con los bancos y hagamos la conciliación. Cada cosa en su momento. Todo esto tiene un orden, por cierto, que aquí lo llamamos el Método CIGA. Ya te lo iré contando.

Camila

El Método CIGA... suena importante.

María

Suena a que alguien se aburrió un viernes por la tarde. Pero funciona. Oye, y una última cosa antes de dejarte trabajar.

Camila

Dime.

María

¿Te acuerdas del cliente que te mencioné ayer?

Camila

El que todavía te duele.

María

Ese... Pues empezó exactamente así. Con una factura que alguien creó sin mirarla del todo. Y lo peor no es eso.

Camila

¿Qué es lo peor?

María

Que no falló ese día. Falló cuatro meses después, en la liquidación del trimestre, cuando ya nadie se acordaba de haberla tocado.

Camila

Ay... ¿Y qué había pasado?

María

Mañana. Que se nos ha acabado la media hora y tú tienes veinte facturas esperándote en el Escáner.

Marcos

Esto ha sido la segunda llamada de Expertos en Holded, la serie formativa de Cigarrán. Media hora cada día, sin prisa, para que el sistema fiscal español deje de dar miedo. Camila tiene mucho que aprender. Y María, más cosas que contar de las que ha contado hoy. Nos escuchamos en la próxima llamada.